Asiakaspalautteen ja -valitusten tekoon käytössäsi ovat Erillisverkkojen normaalit asiakaspalvelukanavat.

Erillisverkot noudattaa kaikessa toiminnassaan lakeja, määräyksiä ja muita säännöksiä sekä eettisiä toimintaperiaatteita: Code of Conduct ja Code of Conduct for Suppliers (suomeksi) sekä Code of Conduct (ENG) ja Code of Conduct for Suppliers (ENG).

Millaisesta väärinkäytösepäilystä tehdään ilmoitus?

Tee ilmoitus, kun epäilysi koskee mahdollista väärinkäytöstä tai epäeettistä toimintaa Erillisverkoissa. Tällaisia voivat olla muun muassa Erillisverkkojen henkilöstöön tai alihankkijaan kuuluvan henkilön epäeettinen, petollinen, arveluttava, epärehellinen, laiton tai huolimaton toiminta tai käytös.

Ilmoitus tehdään nimettömästi ja turvallisesti

Kaikki ilmoitukset käsitellään anonyymisti ja ehdottoman luottamuksellisesti. Halutessaan ilmoituksen tekijä voi jättää yhteistietonsa. Ilmoitus välittyy suoraan Erillisverkkojen ulkoiselle kumppanille BDO oyj:lle (www.bdo.fi) ja ainoastaan Erillisverkkojen nimetyille vastuuhenkilöille, joille välittyy myös ilmoittajan yhteystiedot, mikäli ilmoittaja on ne halunnut antaa. Erillisverkot ei missään vaiheessa pyri selvittämään ilmoittajan henkilöllisyyttä, mikäli ilmoitus on tehty anonyymisti.

BDO ja Erillisverkojen nimetyt vastuuhenkilöt käsittelevät ilmoittajan tietoja luottamuksellisesti koko prosessin ajan.

Näin teet ilmoituksen

Väärinkäytösepäilystä voit ilmoittaa tällä sähköisellä ja turvallisella linkillä.  Ilmoituksessa on suositeltavaa antaa ilmoittajan nimi ja yhteystiedot. Ilmoitus voidaan kuitenkin tehdä myös nimettömänä.

Ilmoituksen tekijöitä suositellaan tallentamaan ilmoitukseen liittyvä linkki ja PIN-koodi sekä tarkastamaan ilmoituksen jättämisen jälkeen onko BDO:n edustaja tehnyt järjestelmään mahdollisia lisäkysymyksiä asian selvittämistä varten.

Ensisijainen ilmoitusten jättämiseen tarkoitettu kanava on ilmoituskanava. Mikäli haluat keskustella asiasta BDO:n nimetyn edustajan kanssa henkilökohtaisesti, tulee ilmoituskanavaan jätetyssä ilmoituksessa esittää pyyntö henkilökohtaisen palaverin järjestämisestä. BDO:n nimetty edustaja järjestää henkilökohtaisen palaverin etäyhteyden avulla.

Mikäli ilmoittajan ei ole mahdollista käyttää ilmoituskanavaa, tulee kirjalliset ilmoitukset toimittaa kirjeitse BDO:lle osoitteella:

BDO Oy / Forensic Services / WB
Vattuniemenranta 2
00210 HELSINKI

Ilmoitusten käsittely

Erillisverkot noudattaa ilmoitusmenettelyssä EU:n direktiiviä koskien oikeuden rikkomisesta ilmoittavien henkilöiden suojelua ja sen perusteella annettua kansallista lainsäädäntöä. Erillisverkot vastaa siitä, ettei ilmoittajalle aiheudu ilmoituksen tekemisen vuoksi negatiivisia seuraamuksia. Eettisen kanavan kautta tulevat ilmoitukset käsitellään seuraavalla tavalla ilmoittajan suojaamiseksi ja riippumattoman tutkinnan takaamiseksi:

• BDO vastaanottaa ja rekisteröi kaikki ilmoitukset
• BDO arvioi ilmoituksen vakavuuden ja uskottavuuden
• BDO raportoi ilmoituksen toimenpidesuosituksillaan varustettuna Erillisverkkojen nimetyille vastuuhenkilöille. Mikäli ilmoitus koskee Erillisverkkojen johtajiston jäsentä, raportoi BDO ilmoituksen toimenpidesuosituksineen Erillisverkkojen hallituksen tai tarkastusvaliokunnan puheenjohtajalle. Edelllämainittu taho päättää jatkotoimista.
• BDO:n Erillisverkkoihin toimittamasta raportista poistetaan ilmoittajan tiedot, jos ilmoittaja on niin halunnut
• Kaikki ilmoitukset johtavat niiden vakavuuden mukaiseen selvitysprosessiin. Jotkut ilmoitukset voidaan ratkaista ilman muodollisempaa tutkintaa. Tarvittaessa, ja lain niin edellyttäessä, tutkinta ohjataan asianomaiselle viranomaiselle. Erillisverkot voi myös käyttää ulkopuolisen tahon apua tapausten selvittämiseksi tai tutkimiseksi.
• Ilmoituskanavan kautta tulleet ilmoitukset säilytetään lain vaatiman ja/tai salliman ajan, jonka jälkeen kaikki niissä olevat henkilötiedot anonymisoidaan ja/tai ilmoitukset hävitetään kokonaan.