Johtaja, tämän voit oppia poikkeustilanteisiin varautuneilta organisaatioilta
Hyviä uutisia jokaiselle johtajalle: kun varaudut tuleviin häiriöihin, se parantaa luultavasti arkeasi jo nyt. Jokaisen organisaation kannattaa varautua erilaisiin yhteiskunnan häiriötilanteisiin, esimerkiksi sähkönjakelun katkoksiin tai henkilöstön lakkoihin.
Siivoa sälä ja keskity tärkeimpään
Priorisointikyky on johtajan tärkeimpiä työkaluja. Tätä voi havainnollistaa esimerkillä. Jos laitat purkkiin ensin golfpalloja, pikkukiviä, hiekkaa ja lopuksi vielä vettä, saat ne kaikki mahtumaan. Jos kuitenkin erehdyt laittamaan ne purkkiin väärässä järjestyksessä, ne eivät enää mahdu, sillä purkki on jo täynnä sälää.
Arjessa johtajan täytyy tunnistaa keskeiset korkean prioriteetin asiat, tehdä ne ja katsoa sitten, mitä vielä ehtii. Usein kuitenkin päivä kuluu huomaamatta muuhun kuin siihen, mitä piti alun perin tehdä. Tämä korostuu vakavissa häiriötilanteissa. On turha kuvitella, että tilanteen iskiessä voisi ryhtyä priorisoimaan, jos sitä ei osaa tehdä arjessa nyt. Lisäksi johtajan arki luultavasti paranee samalla, kun priorisointia harjoittelee.
Ota varautumissuunnitelman opit pöytälaatikosta käyttöön
Parhaat häiriötilanteen johtamismallit ovat niitä, jotka ovat käytössä jo nyt. Hädän hetkellä ei nimittäin yleensä pysty keksimään mitään täysin uutta tai ottamaan kokonaan uusia toimintamalleja käyttöön. Jos olet johtaja, varmista, että osaat vastata näihin kysymyksiin:
- Mikä on organisaationne rooli yhteiskunnassa todennäköisimmissä häiriötilanteissa tai jopa poikkeusoloissa? Yhteiskunnan toimivuuden ja turvallisuuden kannalta yllättävän moni organisaatio on tärkeässä roolissa, eivät ainoastaan viranomaiset.
- Mitä tämän roolin tunnistamisen perusteella on tehty? Tiedätkö esimerkiksi, mitkä ovat organisaation perustoiminnot ja kriittiset resurssit niiden toteuttamiseksi?
- Makaako tehty työ pöytälaatikossa? Suunnitelma pitää ottaa harjoitteluun ja käyttöön nyt, eikä vasta pahana päivänä. Samaan aikaan pitää olla valmis tekemään suunnitelmaan muutoksia, jos tilanne muuttuu.
Johtamisen rytmi muuttuu kriiseissä ja häiriötilanteissa
Vakavissa häiriötilanteissa erityisesti johtamisen toimintarytmi kiristyy. Organisaatio tekee samaa kuin aiemmin, mutta erilaisella tempolla. Joitakin tehtäviä saatetaan lopettaa, sillä resurssit pitää kohdistaa tärkeimpiin toimintoihin.
Toimintarytmin kiristymistä voi testata harjoittelemalla. Yksinkertaisimmillaan voi esimerkiksi pitää palavereja tiuhemmalla rytmillä ja seurata, miten päätöksenteko muuttuu.
Päätöksentekijän näkökulman pitäisi olla 360-astetta, sillä harvoin häiriötilanteissakaan mennään täysillä yhteen suuntaan. Yhtä aikaa pitää huomioida esimerkiksi tehtävien priorisointi, henkilöstön riittävyys, osaaminen ja suhteet sidosryhmiin.
Jotta organisaatio pystyy toimimaan häiriö- ja poikkeustilanteissa, varautumisen johtamista täytyy tehdä tänään.
